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別ファイルとデータを連携「IMPORTRANGE関数」!(スプレッドシートの使い方)

スプレッドシートの優れた点として、クラウド上に保存されている別ファイルのデータの連携(読み込み)を行うことができます。
もちろん、クラウドに保存されているものになるので、「誰が」「どこで」「どの機械から」入力したデータでも一つのファイルにまとめることができます。

今回は、ファイル間でデータの連携ができる「IMPORTRANGE」関数をご紹介いたします。


 

IMPORTRANGE関数とは

IMPORTRANGE関数を利用すると、別ファイルからデータを読み込むことができます。
この関数は、データの参照元が変更されると自動で更新されるので、リアルタイムのデータを表示することができます。

IMPORTRANGE関数はExcelには存在しない、スプレッドシート特有の関数となります。

 

IMPORTRANGE関数の使い方

まずは、IMPORTRANGE関数を呼び出します。

数式の構成は下記のようになります。

=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー", "シート名!参照範囲")

例としては、

=IMPORTRANGE("10IOL5-7F4mEuw0EXkQChRsXZYpO2KcZ5G_W1muIxUzA","シート2!B2:E11")

こんな形になります。
詳細を一つづつみていきましょう。
 

スプレッドシートキー

こちらは、参照するスプレッドシートURLの、ここの部分になります。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートキー/edit#gid=1903445602

参照したいシートに行き、この部分をコピーして数式の中に入力をしてください。
※「スプレッドシートキー」はこの部分をさすのですが、関数の中ではURLをそのまま入力しても大丈夫です。
 

シート名と参照範囲

ここの部分は色々な関数でよく使いますね。

・シート名

・参照範囲

こちらの部分を、"シート2!B2:E11"この形で入力します。
※参照先のシートで該当する範囲を選択すれば、反映されるかと思います。

上記の入力を終えると、このような数式が出来上がります。
=IMPORTRANGE("10IOL5-7F4mEuw0EXkQChRsXZYpO2KcZ5G_W1muIxUzA","シート2!B2:E11")

 

アクセスを許可

入力を終えて決定をすると、「#REF!」と表示されます。
これが表示されると「エラー?」かと思ってしまいますが、まだ諦めないでください。

「#REF!」と表示されたセルにカーソルを持っていくと吹き出しが表示されるので「アクセスを許可」をクリックしてください。

はい。表示されました。

 

注意点

うまく表示されない、エラーになってしまうなどの時にはこちらの箇所を確認してみてください。

 

シートへのアクセス権がない

当たり前の話ですが、参照するファイル・シートへの参照権がない場合には、表示することができません。

この場合には、まずシートへのアクセス権をもらいましょう。

 

表示させるセルが空白じゃない

IMPORTRANGE関数では、表示させるシートに参照範囲分の空白セルが必要になります。

この場合には、入力されているデータを消すか、表示させる範囲を変更してください。

 

数式が間違っている

どの関数でもそうですが、数式が間違っている場合には正しく表示されません。

この場合には、数式をもう一度入力しましょう。
特に、「"」や「」、スプレッドシートキーなどはミスが起きやすい場所かと思いますので、今一度確認をしてみてください。

 

IMPORTRANGE関数を使うと

権限の設定と合わせて利用することで・・・

◆管理者用シート(全データを閲覧可能)
管理者→参照可能
入力者→参照不可

◆入力用シート(自分が所有するデータを入力)
管理者→参照/編集可能
入力者→参照/編集可能

このように、入力者が入力したデータを、管理者のみが全てのデータを参照できる仕組みを作ることができます。

IMPORTRANGE関数は、アイディア次第で色々な使い方ができます。
ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせくださいね。

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