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クラウドで一元管理。Googleスプレッドシート!

スプレッドシート(正式名称Googleスプレッドシート)とは、Google社が提供している表計算ソフトです。

Excelのようにパソコンへインストールする必要はなく、「Googleアカウント」さえあれば(無料で!)誰でも使うことができます。
そして、基本的な操作方法や考え方はExcelと同なので、初めての方でも意外と簡単に扱うことができると思います。



 

データはクラウド上に保存

Excelと異なる点として、スプレットシートで作成したファイルはそのままクラウド上に保存されます。
しかも、Googleドライブで作成したファイルは保存容量にカウントされないので、無料でいくつでもスプレッドシートを作成することができます。

クラウド上に保存されていることで一つの利点として、パソコンでもスマホやタブレットでも、インターネットさえ繋がればGoogleアカウントへログインすることでどこからでも作業できます。
ちょっとしたデータの確認や編集などの際に、パソコンを開く手間を省けるのは便利ですね。

 

ファイルを跨いだデータ連携

スプレッドシートもExcelと同じようにデータの連携ができます。
そして、上に書いたようにデータがクラウド上に保存されているので、「誰が」「どこで」「どの機械から」入力を行なった内容でも、一度つないでしまえば全員でデータを共有することができることになります。

ちなみに他のファイルからデータを取得するのには「IMPORTRANGE関数」を使用します。

閲覧権限などの設定と合わせてしようをすれば、各人が入力したデータを、管理者のみまとめて全体を見えるように設定することもできますね。
クラウド上に保存されたデータを連携することによって、できることの幅がとても大きくなると思います。

 

まとめ

最後にスプレッドシートの良いところを簡単にまとめます。

・Googleアカウントを作れば、誰でも無料で利用することができる。
・データの保存場所がクラウド上なので、みんなで情報を共有することができる。
・基本的な部分はExcelと同なので、初めての方でも簡単に扱うことができる。

個人的には、難しい設定をせずにデータを共有できることが一番大きな利点かと思います。
データの共有設定さえ行っておけば、複数人で同じファイルを管理することができます。

データを編集するたびに、ファイルを送ったり受け取ったり、ダウンロードしたリ、同じ名前のファイルが増えていったり・・・
なんてこととはもうおさらばですね。

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